Los ajustes estructurales que requiere la U. del Tolima para ser viable y de calidad

Dic 11/17 La Universidad del Tolima intenta sobrevivir. Su rector (e) Omar Mejía, intenta conciliar para aliviar la situación, en especial crítica en lo económico, pero que va más allá y pide un rediseño organizacional para mejorar los indicadores de gestión, resultado, efectividad, eficacia, eficiencia y cobertura, entre otros, así como del sistema de gestión de calidad.

Así lo detalla el informe de la U. del Valle, que sugirió "estrategias contundentes de ajustes financieros en materia de fortalecimiento de ingresos, de reducción de costos en la planta administrativa y de docentes hora cátedra".

Para comprender la dimensión de la tarea que debe abordar la U. del Tolima, El Observatorio reproduce las "Conclusiones y recomendaciones técnicas para la toma de decisiones" del extenso informe de Univalle (más de 800 páginas que puede ver haciendo clic aquí), presentado hace un semestre y que aún se intenta impulsar:

El presente Estudio Técnico es una propuesta elaborada por un equipo de expertos del Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento de la Universidad del Valle, con el aporte del Equipo directivo de la Universidad del Tolima, que apunta a brindar soluciones específicas para la modernización administrativa y el fortalecimiento organizacional de la Universidad del Tolima.

Es de aclarar que el Estudio Técnico ha sido realizado a partir de la información reportada por la Universidad del Tolima, para cada uno de los componentes o productos, y las conclusiones y recomendaciones del mismo se encuentran supeditadas a la veracidad y objetividad de dicha información.

Además, el Estudio Técnico toma en consideración las recomendaciones y lineamientos de órganos de control, en el sentido de asumir plenamente, dada su naturaleza de Institución de Educación Superior pública, subsistemas acordes con el ordenamiento legal vigente en Colombia en materia de gestión humana, contratación, control interno, control interno disciplinario, gestión de calidad, gestión financiera, entre otros; pero también como una oportunidad para hacer un Rediseño Organizacional y proponer una nueva estructura administrativa, a partir de la revisión del mapa de procesos, el análisis de las cargas laborales, un análisis interno y externo, para reordenar la planta de cargos y proponer un manual de funciones y competencias laborales y una escala salarial, más técnica y flexible, que permitan a la Universidad ser más moderna y flexible.

Diagnóstico Institucional

Contexto externo

A partir de la información reportada en la sección de Diagnóstico Institucional se evidencia para la Universidad del Tolima un contexto externo propicio para avanzar en la ampliación de su cuerpo estudiantil. Algunos indicadores nos revelan esta oportunidad, por ejemplo: i) Ibagué concentra la mayor parte de la prestación de servicios educativos del departamento y se ha especializado en servicios de alta complejidad en educación terciaria tanto técnica, tecnológica, profesional y de post grados; ii) de acuerdo con información del MEN (2014) 22 instituciones de educación superior tienen presencia en el Tolima, de estas la Universidad del Tolima ha ganado posicionamiento por su oferta variada y pertinente y por su presencia regional; iii) Tolima cuenta con un indicador de cobertura del 36,69% e Ibagué del 75,41% (MEN, 2014), indicadores de una población remanente significativa; iv) sólo el 15,6% de los habitantes de Ibagué cuenta con un nivel educativo superior y de posgrado.

Acreditación de alta calidad

La Universidad del Tolima debe continuar con la iniciativa de lograr la acreditación de alta calidad. Institucionalmente se revela una cultura de autoevaluación y algunos esfuerzos en este sentido, lo cual debe materializarse en una nueva solicitud al Consejo Nacional de Acreditación – CNA. Es de anotar que solo 33 instituciones de educación superior, de las 288 existentes en el país, cuentan con acreditación de alta calidad.

Análisis de procesos

Por otra parte, como resultado del análisis de diagnóstico interno realizado, y con base en el análisis de procesos se recomienda a la Universidad del Tolima, realizar una actualización y mejora de sus Sistemas de Gestión, desde el proceso de Planeación y Desarrollo Institucional, se sugiere liderar dichas actividades con el apoyo y compromisos de los líderes de procesos y Rectoría.

Con el fin de mejorar el desempeño operativo de la Institución se propone iniciar un plan de acción cuyo objetivo sea la automatización de los procesos, con el apoyo de herramientas o desarrollos tecnológicos que soporten las operaciones que en la actualidad se realizan de forma manual, la implementación de estas buenas prácticas permite disminuir o eliminar el nivel de riesgo e incertidumbre en la veracidad de la información de mayor impacto para la Institución.

El adecuado desarrollo de la cadena de valor de los procesos permitirá disminuir los reprocesos y duplicidad de funciones que hoy en día se llevan a cabo en la Universidad, es por esto que se propone, que las construcciones de estas caracterizaciones se realicen de manera conjunta entre los líderes de proceso, la Coordinación de los Sistemas de Gestión o quien haga sus veces y tener como un apoyo la referenciación externa.

Frente al Acuerdo 0019 del 31 de julio de 2014, la creación de la Coordinación de Gestión y Educación Ambiental, como dependencia adscrita a la Rectoría, encargada de liderar la implementación del Eje Ambiental del Plan de Desarrollo Institucional, entre otros aspectos consignados en dicho Acuerdo, no riñe con lo establecido en el Mapa de Procesos Propuesto, lo que se plantea, es estructura un Sistema Integrados de Gestión, el cual permita optimizar el cumplimiento de los requisitos de cada una de las normas técnicas aplicables en la Universidad, esto posibilitará que la Institución maneje un mismo idioma de gestión, unificación de auditorías, integración de planes de acción y estandarización de actividades entre otros.

El Mapa de Procesos da respuesta a la representación gráfica del QUÉ y CÓMO de la Institución, esto no quiere decir que por cada proceso que se ejecute, se deben crear dependencia, los procesos no riñen ni van en contravía de la Estructura Organizacional la cual deberá soportar la efectividad en la operación de los procesos.

Evaluación de la prestación del servicio

Respecto a la evaluación de la prestación del servicio en la Universidad del Tolima se identificó que es necesario unificar criterios para autoevaluación en pro de identificar realmente cómo mejorar la captura de la información para denominar claramente la satisfacción del usuario.

Es primordial que la Universidad del Tolima realice la evaluación, seguimiento y control al cumplimiento de los objetivos asociados con los ejes del Plan de Desarrollo Institucional; y que realice una actualización y mejora de sus Sistemas de Gestión. Se recomienda correlacionar los objetivos estratégicos de calidad con los ejes del plan de desarrollo, para facilitar el seguimiento.

Se recomienda determinar los niveles de mejoramiento en el uso de recursos, es por esto fundamental la mejora de los indicadores de gestión, de resultado, de efectividad, de eficacia, de eficiencia, de cobertura, entre otros.

Estudio de cargas laborales

De acuerdo con los resultados del estudio de Cargas Laborales, se evidencia que en la División de Servicios Administrativos se ejecutan los procesos de Gestión Logística y de Gestión de Bienes y Servicios, como resultado del estudio técnico se observa una alta carga operativa por lo que es imperativo, y, se recomienda a la Institución realizar un análisis detallado de cada uno de los funcionarios que desarrollan las actividades de vigilancia, aseo, limpieza de zonas verdes, estaciones de café (personal reubicado por prescripción médica), mantenimiento locativo y transporte. Esto con el fin de realizar posibles optimizaciones de cargos o reubicación en otras dependencias que requiere de estos perfiles. Es de aclarar que dichas decisiones derivadas del análisis y teniendo como prioridad y fundamento de ley los derechos adquiridos de los funcionarios, se den de manera progresiva, toda vez que se debe garantizar dicho derecho.

Para la actividad relacionada con la logística de transporte, se evidencia una flota de 12 buses con sus correspondientes conductores, actividad que fue validada aplicando el instrumento para la medición de las cargas de trabajo.

El proceso de Gestión Bibliotecaria se validó con la funcionaria pública encargada de la dependencia, cuya experticia en las actividades del proceso permitió identificar que las actividades desarrolladas se pueden ejecutar con el 50% de los funcionarios y no se afectaría la calidad en la prestación del servicio, por lo que se propone analizar dichos perfiles y realizar una reubicación de los funcionarios.

Se sugiere fortalecer la estructura organizacional de la Oficina de Investigaciones y Desarrollo Científico, en razón a que ésta desarrolla un proceso de carácter misional que soporta de manera fundamental el enfoque de Alta Calidad de la Institución, además y como oportunidad de mejora es sustancial la documentación de los procedimientos ejecutados en el Centro de Estudios Regionales – CERE.

La Universidad requiere de manera urgente mejorar el Sistema de Gestión de Calidad, el cual contribuye de manera positiva en la identificación de los procesos, procedimientos, riesgos, análisis y toma de decisiones frente a la gestión de la Institución, de igual forma permite a los funcionarios saber cuál es su objetivo, su labor y cómo contribuye desde su quehacer en el logro de las metas.

La Universidad del Tolima estableció jornadas laborales de cuarenta (40) horas semanales con 8 horas diarias por debajo de lo señalado en el artículo 33 del Decreto Ley 1042 de 1978 y lo conceptuado sobre el particular por el Departamento Administrativo de la Función Pública17, los cuales expresan que el Jefe de la Entidad está facultado para adecuar la jornada laboral, de acuerdo con las necesidades de la institución, para lo cual se establecerán los horarios dentro de los que se prestarán los servicios, siempre y cuando se respete una jornada máxima de cuarenta y cuatro (44) horas semanales. Lo anterior ratificado en la Sentencia 3594 de 2015 del Consejo de Estado.

Por lo anterior recomendamos se establezca mediante acuerdo y aprobación por los entes correspondientes, la jornada de trabajo para los empleos la Universidad del Tolima de cuarenta y cuatro (44) horas semanales en concordancia a lo establecido en la ley, contribuyendo así en el aumento de la productividad de los empleos en el desarrollo de sus funciones en la Universidad del Tolima.

Trabajadores Oficiales Universidad del Tolima

Dentro del estudio técnico efectuado no se hizo revisión de cargas ni del manual de funciones. Las actividades solo pueden corresponder a empleos de carácter puramente auxiliar y operativo, según lo ordena el artículo 76 del decreto 1042 de 1.978.

Los trabajadores oficiales por regla general pueden deliberar sobre las condiciones y prestaciones correspondientes, en sentido favorable, por decisión unilateral del patrono o por convenciones colectivas de trabajo; su vínculo rige por el contrato laboral de trabajo, la convención colectiva y el reglamento interno de trabajo y cualquier adición o modificación de las actividades a desarrollar por parte de trabajador, se realizan modificando dicho contrato, tal como lo establece el artículo 2.2.30.3.5 del Decreto 1083 del 2015.

En el acto administrativo de aprobación de la reforma o modificación de la planta de personal se debe realizar la diferenciación entre la planta de personal de empleos públicos y la de trabajadores oficiales, cuando sea el caso.

Por lo tanto, en la norma que establece la planta de personal se hará una relación detallada de los empleos públicos, de acuerdo con el sistema de nomenclatura y clasificación de empleos, y para el caso de los trabajadores oficiales solo se hará referencia a un número global de estos.

La Universidad del Tolima cuenta con 59 trabajadores Oficiales dentro de la planta de personal.

Ahora bien, dentro información relacionada con las actividades efectuadas por los trabajadores públicos y oficiales se encontró lo siguiente:

- De acuerdo al resultado de la medición de cargas laborales se estableció que para el aseo general de la Universidad del Tolima se requieren 44 personas, se manejan dos turnos de 22 personas cada turno. Para completar el equipo de trabajo. En este grupo se encontró la participación eventual de 9 trabajadores oficiales desempeñando labores de aseo, inconsistencia que debe corregirse, para que la actividad del aseo solo sea desarrollada por empleados públicos auxiliares de servicios generales.

- Para atender las actividades de limpieza de la sede principal compuesta por 47 mil metros cuadrados de extensión, lo realizan 21 personas y para la sede Miramar 1 persona, lo que significa que hay aproximadamente 2 mil metros cuadrados por operario.

- Los empleados oficiales desarrollan actividades de mantenimiento locativo, los cuales están clasificados como trabajadores oficiales Especializados operarios grado 13 (albañiles, carpinteros, electricistas, guadañadores, jardineros, ornamentado, plomeros, pintura, tractorista, operario equino y conejera) y trabajadores oficiales No Especializados operarios grado 12 otros mantenimientos.

Se sugiere que la Universidad del Tolima valide si los actuales trabajadores oficiales de mantenimiento tienen las certificaciones por competencias laborales que exige cada sector, cumplimiento legal que acreditan todas las empresas que prestan dichos servicios a los sectores públicos, privados y mixtos para la respectiva prestación del servicio.

Teniendo en consideración el trato preferencial y especial para la supresión de los cargos de los trabajadores oficiales, se recomienda analizar la situación de cada uno de conformidad con las convenciones colectivas, para proceder a la terminación unilateral del contrato de trabajo originada en la supresión, si a ello hubiera lugar, para evitar una causa injustificada que genera indemnización, respetando la norma vinculante de estabilidad laboral.

Análisis de contexto jurídico

Con base en el análisis jurídico realizado, la Universidad del Tolima deberá iniciar acciones jurídicas internas o externas para derogar o demandar actos administrativos contrarios a Ley, en donde se evidencia reconocimientos de erogaciones que están afectando la viabilidad financiera y administrativa de la entidad.

Adicional porque esto permite crear las disposiciones legales en el ámbito interno que regularan el comportamiento de los estamentos de la institución, comprometiendo responsablemente a los que antevinieron para hacer un uso responsable de asignación y uso racional de los recursos.

Se debe adoptar o modificar el estatuto de contratación de la Universidad del Tolima.

Se debe analizar y modificar el régimen disciplinario del Estatuto del personal administrativo y del Estatuto del profesor para armonizarlos con la Ley 734 de 2002.

En términos generales la Universidad del Tolima deberá establecer políticas para promover la generación de recursos propios, mejorar la eficiencia interna de la administración, de los sistemas de información y control de la misma, establecer instancias de auditoria interna, definir normas, métodos y procedimientos.

Establecer los mecanismos de manejo financiero y de control de la gestión que garantizarán el funcionamiento de la Universidad y el cumplimiento de sus compromisos.

Iniciar medidas de racionalización en la reducción de los gastos de servicios personales, reducción de contratación por servicios personales y gastos generales, como parte del manejo eficiente los recursos humanos, a fin de lograr una reducción en los costos de nómina.

Fortalecer su capacidad para la toma de decisiones para recuperar la confianza perdida, y lograr una asignación efectiva y racional de los recursos.

Acoger las recomendaciones de los estudios internos y externos sobre la universidad para soportar las decisiones ante el Consejo Superior Universitario.

Propuesta de Nueva Estructura Organizacional

El diagnóstico reveló que no se cuenta con una estructura orgánica oficial documentada, es decir, que tenga soporte normativo vigente. Existen al menos dos versiones que son similares en algunos aspectos pero difieren en otros y son usadas indistintamente como la oficial.

Es natural que ante tal vacío, cada responsable de un dominio organizacional asuma la estructura de su dependencia como mejor la entienda o le convenga. Lo anterior quedó evidenciado en las entrevistas que se realizaron a todo el estamento directivo de la Universidad (Vicerrectores, Decanos, Jefes de Oficina y Asesores de la Rectoría) como parte de la metodología de análisis.

Las estructuras organizativas a nivel de Facultades exhiben total diversidad, lo cual estaría bien dentro de la autonomía académica que cada una puede desarrollar, pero lo que no es apropiado es que cada una interprete a su manera los criterios de estructuración y representación gráfica. V.gr. las líneas de mando, la adscripción de comités y órganos colegiados, la relación entre los programas y los departamentos y sus docentes, los laboratorios y unidades de apoyo.

La estructura organizacional propuesta parte de un modelo de configuración con cuatro núcleos orgánicos, de cuya armónica integración depende el desempeño global de la institución, materializado en términos de calidad, cobertura y diversificación de la oferta, especialmente en lo relacionado con programas académicos de pregrado y posgrado (maestrías y doctorados) acreditadas ante el sistema de aseguramiento de alta calidad de educación superior, lo que abriría las puertas hacia la acreditación institucional y al cabal cumplimiento del Proyecto Educativo Institucional - PEI. Dichos núcleos orgánicos son: a) un núcleo de Gobierno y Direccionamiento Universitario, b) un núcleo de Direccionamiento Académico, c) un núcleo de Operaciones y Resultados Misionales y d) Un núcleo de Apoyo y Facilitación Administrativa. Cada núcleo incorpora dependencias diferenciadas con áreas de competencia y corresponsabilidad específicas.

Entre las innovaciones aportadas valen destacarse:

- La creación de la Vicerrectoría de Investigación y Posgrados, para darle el estatus misional que corresponde a la importancia de los grupos de investigación, los posgrados y la internacionalización en el contexto de las dinámicas de la acreditación y la calidad académica en colombio y el mundo.

- La creación de dos gerencias. Una para reconvertir la actual Vicerrectoría Administrativa en una Gerencia Administrativa y Financiera, ligada a la consecución de resultados para la sustentabilidad del funcionamiento de la Universidad; y la segunda Gerencia, la de Extensión y Proyección Social, para convertir dicha unidad en una generadora de recursos frescos aprovechando todas las potencialidades con que cuenta el desarrollo académico y científico de la Universidad del Tolima, dándole un carácter ejecutivo y de unidad de negocios.

- Un aspecto principal de la propuesta es una reconfiguración de las interacciones entre los departamentos y los programas académicos (y sus respectivos comités) al interior de las diferentes facultades dentro de una estructura matricial, que potencie el encuentro de dos variables o ejes comunes a todas las facultades: a) los programas académicos tendientes a acreditar con un título de educación superior la formación alcanzada a lo largo de un plan curricular, y b) los departamentos, como espacios académicos en que los docentes cultivan los saberes que se ponen al servicio de los programas académicos, es decir que son actividades paralelas y complementarias, pero cada una con una lógica y una racionalidad específica que hacen parte de dominios organizativos diferentes.

- Se precisan los conceptos de facultad, departamento, programa académico, escuela instituto, centro, área académica, para unificar su comprensión y utilizarlos de manera más uniforme dentro de la diversidad de las facultades.

- Se propone un nuevo formato de representación organizacional de las actuales facultades en aplicación del concepto de estructura matricial. Y también se presentan a manera de simulación, caminos y criterios que pueden ser usados en una reforma de las unidades académicas de la Universidad del Tolima, dejando sentado el criterio maestro de que corresponde a la comunidad académica de la Universidad hacer el ejercicio de repensarse en su estructura y organización, dentro de parámetros establecidos por la Dirección Universitaria y las políticas académicas y de sostenibilidad de su funcionamiento.

- Otro aspecto trascendental es la propuesta de reconversión del actual IDEAD en una Dirección de Regionalización y Formación Extramural, encargada de implementar y operar la política de regionalización de la Universidad, para operar extramuralmente todo tipo de modalidades de formación. Se propone desmontar gradualmente la educación a distancia y fortalecer las mediaciones tecnológicas y pedagógicas que posibiliten el fortalecimiento de modalidades alternativas como la educación virtual.

Nueva planta de personal

Respecto a la planta de personal, desde el punto de vista de su aprobación, debe conformarse en forma global.

La ventaja del sistema de planta global es que permite a la Rectoría de la Universidad del Tolima disponer eficiente y ágilmente del talento humano, de modo que puede extender o disminuir determinadas áreas, atender ciertos servicios que requieren una mayor capacidad de respuesta, realizar proyectos nuevos y ejecutar los planes y políticas que se le encomienden de conformidad con el Plan de Desarrollo Institucional y el Proyecto Educativo Institucional.

Es de resaltar que para los cargos profesionales y técnicos la medición arrojó resultados de cargos de personal que ya no están. Por lo tanto, la universidad debe efectuar la distribución y tomar la decisión con base en las necesidades actuales.

Por norma tienen derecho a prima técnica automática del 50% de la ABM el rector, los vicerrectores y el secretario general.

Quedan vigentes los incentivos por antigüedad, las demás primas técnicas se suprimen.

Impacto financiero

De acuerdo con el análisis financiero realizado en la etapa del diagnóstico se puede concluir que la inestabilidad de la información financiera y presupuestal de la universidad para el período analizado afecta cualquier tipo de análisis histórico que se pretenda adelantar. De igual forma, la indebida aplicación de criterios y conceptos en materia del manejo de la hacienda pública han venido distorsionando la realidad fiscal de la entidad, lo que se convierte en uno de los principales aspectos a intervenir por parte de la alta dirección, por lo que se recomienda la implementación de un Estatuto Orgánico Presupuestal que establezca el marco normativo aplicable en materia presupuestal en pleno respeto por la autonomía universitaria.

El estado de tesorería consolidado validado con el equipo financiero de Unitolima con corte a diciembre 31 de 2016, refleja déficit por $17.700 millones en la fuente de recursos propios, que debe ser objeto de reconocimiento institucional, además de su incorporación en el presupuesto de la vigencia 2017 y de la elaboración de un programa de fortalecimiento integral de sus finanzas que permita recuperar las finanzas de la universidad.

La generación de déficit fiscales se pudieron generar por el uso deficiente del Programa Anual Mensualizado de Caja PAC, al asumirse compromisos con base en el presupuesto y no en los recursos disponibles en tesorería, por debilidades en la programación presupuestal de cada vigencia al no consultar la realidad fiscal de sus ingresos y gastos, al no giro oportuno de transferencias departamentales en alguna vigencia, a la incorporación indebida de Reservas Presupuestales como Recursos del Balance sin contar con recursos financieros reales en tesorería que las apalancara, entre otras, que evidencian el uso del presupuesto como un requisito de ley y no como un instrumento de control de gestión de la Universidad.

La figura de aplazamiento presupuestal que viene aplicando la universidad debe ser temporal y está condicionada al fortalecimiento efectivo del ingreso inicialmente programado para la vigencia 2017, ya que en caso de no lograr el incremento en el recaudo efectivo a través de las diferentes estrategias implementadas en el tiempo esperado, como se puede proyectar con fundamento en la evidencia al cierre del primer trimestre del 2017, o de no generar el ahorro suficiente mediante las medidas administrativas de reducción y de austeridad en el gasto, debe procederse necesariamente a realizar la reducción presupuestal en el desfase final que se obtenga.

El no cumplimiento de las metas de recaudo del grupo de rentas propias amerita una evaluación prioritaria por las instancias de la alta dirección, que permita la toma de decisiones e implementación de estrategias efectivas de recaudo que contribuyan a elevar el recaudo para el segundo semestre académico, de lo contrario, la situación fiscal de la Universidad del Tolima podría agravarse. Se puede establecer que de continuar con la situación actual, al cierre de la vigencia 2017 se estaría consolidando un déficit fiscal aproximado de $23.000 millones, que afectaría la viabilidad fiscal de la universidad, lo que amerita intervenciones de la alta dirección de manera oportuna.

Para efectos de lograr el punto de equilibrio para la presente vigencia, asumiendo como escenario el saneamiento de las finanzas de la universidad, se recomienda proceder a reducir el presupuesto aprobado definitivo de $89.822 millones para gastos de personal, a un monto máximo de $54.482 millones, que es el techo presupuestal máximo para apalancar la estructura de cargos que se llegue a definir. En caso de fortalecer los recaudos efectivos de las rentas propias, dicho techo podría ascender a $61.760 millones.

En términos financieros, del costo anual de la estructura de la planta administrativa provista actual de 557 cargos con un costo total anual de $28.382 millones, se plantea una nueva distribución por niveles que consulte el rediseño organizacional propuesto en el presente estudio técnico, de 494 cargos que tendría un costo de $21.476 millones, lo que impactaría favorablemente la situación financiera actual, ya que representaría un ahorro anual de $6.906 millones.

Dada la situación de déficit fiscal actual de la Universidad del Tolima, la intervención de la alta dirección no puede ir en un solo sentido, el de reducción de gastos, se requiere implementar un programa integral que contemple adicionalmente el fortalecimiento de sus ingresos.

Con el cumplimiento de las metas de recaudo de rentas propias proyectadas inicialmente para el 2017, por valor de $36.389 millones, la reducción de costos de la planta administrativa planteada a $21.476 millones y la reducción del 55% de los costos de docentes hora cátedra, se contaría con un escenario final que permitiría ofrecer una situación de punto de equilibrio para la presente vigencia 2017, situación que implicaría aumentar proporcionalmente la productividad de los docentes de planta.

En suma, se requieren estrategias contundentes de ajustes financieros en materia de fortalecimiento de ingresos, de reducción de costos en la planta administrativa y de docentes hora cátedra. Dada la situación fiscal actual y proyectada de la Universidad del Tolima, se hace necesaria la aplicación combinada de las intervenciones mencionadas, pues la aplicación parcial podría no ser suficiente para recuperar su viabilidad fiscal.

Es necesario advertir que cada uno de los tres (3) escenarios financieros propuestos en el presente estudio, están planteados sobre la base de sanear el déficit en la presente vigencia, lo cual puede replantearse a través de un programa de saneamiento fiscal y financiero, que consiste en un programa integral, institucional, financiero y administrativo que cubra la entidad y que tenga por objeto restablecer la solidez económica y financiera de la misma mediante la adopción de medidas de reorganización administrativa, racionalización del gasto, reestructuración de la deuda, saneamiento de pasivos y fortalecimiento de los ingresos. El programa puede contemplar el saneamiento de obligaciones contraídas sin respaldo (déficit fiscal) en un marco de tiempo superior, es decir, dos o tres vigencias, lo cual requerirá del compromiso de todos los actores internos y externos que permita recuperar la sostenibilidad financiera de la universidad y en donde la implementación de la propuesta de planta de cargos pueda realizarse gradualmente, de conformidad con los resultados que arroje dicho programa.

El alcance del componente financiero que hace parte integral del estudio técnico, es la realización del diagnóstico financiero y a partir de allí, establecer la viabilidad de implementar la planta propuesta con el comparativo respecto de los costos de la planta actual y que no se trata de un proceso de auditoría fiscal o disciplinaria ni de un programa de saneamiento fiscal y financiero.

El sistema de seguimiento a las metas del plan estratégico debe enmarcarse dentro de un objetivo estructural de la actual administración: la autoevaluación de la gestión de la entidad. De acuerdo con la nueva metodología de las instancias de planeación de orden nacional, la medición de la gestión estará orientada al logro efectivo de resultados y no al simple cumplimiento de actividades o de productos, lo que se convierte en un reto para la universidad.

El reconocer la difícil situación fiscal actual y proyectada de la Universidad del Tolima por parte de las diferentes instancias, es una condición indispensable para iniciar cualquier proceso de ajuste que se decida implementar.

Manual específico de funciones y competencias

Según necesidades del servicio se individualizan perfiles del cargo profesional especializado grado 12, para cargos de libre nombramiento y remoción, cargos de confianza que atenderán los grupos de Contabilidad, Presupuesto, Tesorería y Servicios Generales y Almacén.

El presente estudio técnico no contempla acción alguna sobre la planta de personal docente, pero establece perfiles de referencia para los cargos Directivos Docentes, los cuales deben ser asumidos por docentes de planta y de carrera profesoral de la Universidad del Tolima.

La nueva planta de cargos para la Universidad del Tolima se normaliza con el decreto referente nacional sobre requisitos de formación académica y experiencia laboral. Se normaliza bajo el contexto del requerimiento específico para la universidad y se respeta la decisión de acogerse a la escala nacional de asignación básica de salario para los empleos de la rama ejecutiva que actualmente tiene como norma vigente al Decreto 229 de 2016.

Hasta la fecha no se ha expedido el Decreto de Asignación Básica Mensual para los empleados de la Rama Ejecutiva situación que impide un comparativo de costos de planta con los nuevos salarios.

Es necesario reglamentar en el estatuto profesoral una bonificación de mera liberalidad para la provisión de los cargos de dirección académico administrativa. Es la mejor opción para contribuir a la operación en punto de equilibrio que necesita la Universidad del Tolima. Una vez se recupere la estabilidad financiera se puede estudiar otras opciones.

Con respecto a la nueva planta de cargos o empleos procede la decisión de suprimir los actuales y crear los requeridos con la nueva nomenclatura y grado para posteriormente ordenar la vinculación por mérito interno a los respectivos cargos previa verificación del cumplimiento de los requisitos exigidos.

A los empleados escalafonados en carrera administrativa se les debe garantizar los derechos y en especial la reincorporación preferente en cargo de igual nivel jerárquico o superior, con igual o superior asignación básica mensual.

Se presentan dos (2) casos transitorios en cargos desempeñados por funcionarios inscritos en carrera administrativa. Por norma se deben mantener hasta el momento en que se decrete la vacancia definitiva del cargo, momento en el cual el del nivel asistencial se suprime y el del nivel directivo se provee con el grado que le corresponde en la nueva planta de personal.

Se debe dar cumplimiento a la reglamentación legal de la prima técnica automática para los cargos de rector, vicerrector y secretario general. No se encuentra un acto administrativo del Consejo Superior Universitario que establezca la prima técnica como reconocimiento económico para atraer o mantener en el servicio a empleados altamente calificados.

Es importante se tenga presente el derecho consagrado en el artículo 2.2.3.10 del Decreto 1083 de 2015 que establece: “A los empleados públicos que al 2 de diciembre de 2014 estuvieren desempeñando empleos de conformidad con normas anteriores, para todos los efectos legales, y mientras permanezcan en los mismos empleos, o sean trasladados o incorporados a cargos equivalentes o de igual denominación y grado de remuneración, no se les exigirán los requisitos establecidos en el presente Título”.